年关将至，不少公司都选择以召开全员会议的方式来总结公司的业绩和进展，进而让员工了解公司的整体运营情况和未来的战略计划，激发大家的工作热情和责任感。
同时，全员会议还是企业向员工传达公司文化和价值观、分享公司信息和策略、鼓励团队合作、激励表彰员工的好机会，这些都有助于提高员工的工作满意度，促进公司的长期发展。
因此，为了帮你把全员会议开得更有意义、不让人无聊发困，本文为你精心准备了以下内容：
• 如何成功举办让人想参加的全员会议？
• 全员会议的最重要好处是什么？
• 全员会议要有哪些议题？
……
全员大会是一次讨论最重要组织事项的、全公司范围的大会。因此，它也被称为全体会议、全体员工会议或全公司会议。它是一种经常性的公司活动，将所有员工、管理层、领导者和利益相关者——基本上就是所有人——聚集在一起，围绕全公司的关键议题展开讨论。
全员会议的目的是：
• 让每个人都了解公司的主要最新动向
• 增进与远程以及混合团队的联系
• 加强沟通与合作
• 凝聚共识，提升士气
• 庆祝重要的里程碑，以及表彰相关人员
另外，并非所有公司都有必要定期召开全员会议——小型企业以及人数不多的组织，如果大家对公司平时的决策和事件基本都能有所了解，可能就并不需要定期组织大会来进一步讨论这些事情。然而，一旦你发现事情开始出现纰漏，或者需要付出额外的努力才能让每个人了解公司的最新进展，这可能就是你需要安排第一次全员大会的征兆了。
虽然我们有多种多样的方式让全员大会变得独特，但是在讨论的议题上，它们通常相对会有固定的内容。
根据公司当前的形势和遇到的问题，你需要对不同议题做优先排序。不过，不管怎么排序，通常都会包含以下常见议题：
公司进展、新闻和公告——让每个人都了解最新情况，从而提高透明度、建立信任。进度报告——关于全公司的关键项目以及各部门和项目的进度报告，有助于改善跨职能协作、打破团队壁垒。新员工入职介绍——打破僵局，帮助新员工更好融入公司，感受公司对他们的欢迎，增进彼此联系。庆祝重要成就——让每个人都了解公司的所有重大成就，并激励和鼓舞未来取得更大成就。如何举办一场成功的全员会议？01 尽早邀请大家全员会议想要成功，首要任务是为团队中的每个人提供足够的时间、信息和资源，让他们能够全情参与进来。所以，最重要的一步便是确保提前发送邀请。
理想情况下，你可以为全员会议设定固定的时间表，这将有助于团队习惯这些会议，从而更好地做准备，更投入、更自在地参与其中。
要避免临时通知、临时筹备——即使团队成员再热情，也还是会对临时召开的全员会议感觉不舒服，特别是会议当天才收到会议的讨论要点。而且除了让人感觉非常不专业之外，这种做法还会给团队成员带来很多不必要的压力。
02 制定并分发明确的议程策划一次成功的全员会议的另一个重要部分是：制定和分发设置得当会议议程。确保所有参与方在会议的日期和时间之前就做好充分准备。
因此，你需要在开会前与大家分享议程，及时发送会议提醒，确保大家提前收到会议备忘，并保证所有参会人员清楚了解会议的确切目的。会议提醒应包括：
• 全员会议的目的和目标
• 讨论要点
• 每个部分分配的时间
• 相关的文件和资源
• 主要发言人
• 行动要点
03 确保一个完美的会议环境无论是现场会议、混合会议，还是完全远程的线上会议，要想取得圆满成功，一个流畅、专业的会议环境都是必不可少的。
对于内部会议而言，只要有一间设备齐全的会议室，就算万事俱备了。不过，在会议开始前，一定要检查所有设备，确保一切正常运行，以免出现意外，打乱会议流程。
然而，大多数情况下，都会有人只能线上参与，这种混合型会议就需要有相应的远程会议工具来协助了。不过，目前市场上已经有不少靠谱的视频会议工具，几乎可以满足你的所有会议需求。
04 专注于会议的主要目标在规划和举办像公司全员大会这样庞大而重要的活动时，你很容易被成千上万的细节、问题或想法分散注意力而出错。为了确保能更好地把握会议节奏，一定要牢记会议的根本目的：提高公司的效率，提升员工的体验。这样，你就不会轻易搞错方向。
专注于这一点能避免会议超时，体现专业性以及对基本会议礼仪的理解与遵守。
05 营造包容的会议环境一个成功的全员大会意味着要为尽可能多的人提供发表意见的机会——这种做法除了能引入不同的看问题视角，还有助于公司更有效地发展，并确保员工有良好的整体体验。
与会者必须彼此共享想法、信息和工作经验，作为利益相关/共享者，他们也是公司管理和日常运营的重要角色。
因此，请确保每个部门、不同的分公司都有人发言并被其他人接收到。衡量一次全员会议是否真正成功的标准，是它能否对公司发展产生积极影响，进而影响员工的体验。
而且，一定要征求每个人的想法，这样他们才会觉得自己参与了其中。如果每个人都觉得自己随时可能被提问，那么他们的注意力也会更集中。
06 分配会议角色在筹备公司全员大会的过程中，我们往往容易忽视任命合适人选担任关键会议角色的重要性。但它又十分重要，如果安排不当，会严重影响会议的效果和效率。因此，想要开高效的大会——不管是现场还是在线会议——都请注意定义和分配关键角色和职责。
通常来说，不管是现场还是在线会议，都要至少分配4种主要的会议角色，才能更好达到会议目标。
其中包括：
• 总导演——从头到尾负责主持会议、把握节奏的人。
• 协调人——负责保持讨论和决策顺利进行的人。
• 计时员——负责会议时间管理的人。
• 记录员——负责记录会议纪要的人。
对于虚拟会议，可以考虑增加两个角色：
• 技术负责人——负责在线会议平台操作的人。
• 聊天主持人——协助和把控在线交流的人。
要想让全体员工会议取得成功，就必须让所有团队成员了解对他们的期望以及如何做好准备。
07 注意时间出色的时间管理也是确保公司全员会议成功的关键之一。所以，首先，你必须在必要时介入并引导对话，推动事情向前发展，如果有人发言超时，要礼貌地引导他们及时总结要点。其次，还可以尽量把会议时间压缩到“最小可行状态”，以确保大家不会浪费时间闲谈。
08 不时变通坦诚地说，全员会议很少是有趣的。那么，如何让团队参与进来，让全员会议既有价值又有趣呢？以下是一些既能为全员会议注入新活力，又能保持会议效率的最佳方法，包括在适当的时候不时地改变会议内容：
• 变换会议介绍方式——比如分享最新成就和成果，或提出快速有趣的破冰问题，让团队轻松进入会议状态。
• 改变环境——根据你们的工作情况，比如看是否可以把会议环境设在更有趣、更有创意的户外场所等。
• 引入新的发言人——每次都尝试任命一组新的团队成员担任关键会议角色和发言人。这将确保新鲜的观点和更具活力的会议体验。
• 增加分组讨论——分组讨论可以促进更有针对性的小组讨论，让每个人都参与其中，丰富活动形式，使其更多样化。
• 征求问题和行动主题建议——让团队有机会参与讨论真正对他们重要的话题。
• 借助有效的视觉元素提升演示效果——比如有趣的视频、幻灯片、投票或测验等，吸引观众的注意力，避免冗长和单调。
09 留出提问时间除了让尽可能多的人发表意见并为每个议程要点留出时间外，在会议结束时计划一个问答环节也至关重要。
全员会议是解决团队可能存在的任何顾虑，以及解决演示和讨论后可能出现的任何困惑或难题的绝佳方式。你可以鼓励队友在正式会议前分享他们可能有的任何一般性问题，这将有助于主持人和发言者围绕这些主题组织演示和问答环节。
至于会议中的具体问题，可以通过会议聊天软件收集，并让相关发言者在问答环节中回答。
10 分享下一步计划公司全员大会通常都涉及大量议题，再投入的与会者可能都无法直接回忆起所有讨论的要点。
为了更有效整理全员会议上讨论的事项，你可以在会后与团队做些快速跟进，分享主要笔记和关键的下一步行动——也提供机会给每个人反思，同时还能再次强调主要观点和未来的行动，这对负责主要行动点的人来说还是一种额外的责任提醒。
会议结束后，要制定一份可付诸行动的步骤清单，让每个人都知道自己要负责的是什么。
11 寻求反馈最后，要想不断提升全员会议效果，最好的办法就是把握团队的心声——征求大家的反馈。但尽量把这件事情控制在每个人在会议结束前可以快速、轻松地完成——想要收集每个人的想法和观点，就要尽量减少它的阻力。
例如，你可以创建一个简短的在线调查表，在会议结束时将链接发送给大家。你可以使用以下几个问题进行调研：
• 首先，提出一个一般性的评分投票问题，例如：“你如何评价这次会议？”或“这次会议是否有帮助？”
• 然后，提出一个更详细、更具体的开放式问题——“全员大会是否符合你的期望？哪些方面做得不错？你认为最有价值的部分是什么？”
• 最后，可以用开放式的问题请对方直接提出一些改进的建议——“在你看来，我们未来怎样能让全员会议更有效？”
全员会议要多久开一次？全员会议不应仅在紧急情况下才召开，它应该是定期举办的公司活动，将所有员工和团队聚集在一起，共同致力于相互联系与合作。
全员会议的频率和结构取决于几个因素，包括：
• 团队规模——自然，较小的团队会发现每周开会要容易得多，而对于较大的公司，一年一两次全团队会议就可以了。
• 平时的沟通交流——如果你的团队由专业、高效的沟通者组成，擅长及时、清晰和坚定的沟通，那么你可能不需要经常召开全员会议。相反，如果你的团队本身沟通做得还不够，更频繁的全员会议可能是保持所有人达成共识更合适的方法。
• 会议主题或议题——可能会出现一些突发事件和新闻，这就需要不时召开临时全员会议。此外，在某些特定时期，也需要更频繁地召开全体员工会议。
本文来自微信公众号“红杉汇”（ID：Sequoiacap），作者：洪杉，36氪经授权发布。
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